Office 365 - En
del av intranätet

Spintrs integration med Office 365 är en lösning som har vuxit fram under en lång resa och där Spintr kommit att bli det nyckelfärdiga intranätet det idag är, byggt med hjälp av Microsofts teknologi.

Med en önskan om att omvandla Office 365 till en skalbar SaaS-produkt (software as a device) har Microsoft paketerat ”måste-ha-mjukvara” som Word, Excel och Exchange, med ”kul-att-ha-mjukvara” som OneDrive och OneNote. Detta leder då till att när ett företag köper Office 365 och börjar prenumerera på programvaran för deras basbehov, som exempelvis mejlprogram, finns där även så många andra applikationer som medföljer att det kan bli svårt för kunden att filtrera vad de faktiskt behöver och bör använda sig av. Detta leder i sin tur till att kunden lätt kan fastna i ett ägande av applikationer och program som de egentligen inte nyttjar, men ändå betalar för.

Rekommenderad läsning: Utmaningar att arbeta med Office 365.

Kunder behöver en strategi för internkommunikation

Det traditionella intranätet var ursprungligen en plats där mestadels chefer samlade information för medarbetare att ta del av… och som sedan kom att dö ut. Det fungerade som en statisk plats där halvt dött material publicerades på exempelvis SharePoint, men som inte lyckades inspirera eller fånga medarbetarnas intresse att läsa, ta till sig eller lära sig nyttja.

Spintr insåg tidigt att de flesta organisationerna, oberoende av vad de sysslar med, är i behov av ett snyggt och enkelt socialt intranät som samtidigt samarbetar med Office 365 för att förenkla och effektivisera internkommunikationen.

Spintr är ett socialt intranät som finns i molnet – en molntjänst. En molntjänst är en IT-tjänst som tillhandahålls över internet och där du kan lagra dina data utan att vara rädd att din dator ska krascha och filerna ska försvinna. Dessutom uppdateras filerna du arbetar med i realtid vilket innebär att det alltid är den senaste versionen av exempelvis ditt dokument som du arbetar med. Detta innebär även att flera kollegor kan arbeta med och redigera samma dokument och hela tiden veta att det är den senaste versionen som uppdateras.

Som användare kan du samarbeta och kommunicera på ett effektivt sätt med dina kollegor och medarbetare utan att behöva använda flertalet applikationer samtidigt. Istället kan produktiviteten i er vardag få fullt utlopp samtidigt som den sömlösa internkommunikationen kan gå hand i hand med era vardagliga sysslor och du missar inga uppdateringar.

 

Kort och gott, ett socialt intranät bör:

• Främja samarbeten och förbättringar mellan roller, team och avdelningar.
• Ha ett enkelt sökverktyg där du har tillgång till alla nödvändiga resurser.
• Vara ett självklart besöksmål för kollegor att dela med sig av och ta del av relevant information från företaget.
• Förenkla för användaren att kommunicera i ett socialt nätverk, utan att lämna intranätet.

För att uppnå dessa punkter kan du därför med bara ett klick använda Office 365s applikationer i Spintrs ”digitala kontor”. Denna kombination gör det ovärderligt för dig och din organisation i er arbetsvardag, då samarbetet och kommunikationen löper på betydligt enklare när ni har allt samlat på ett och samma ställe istället för flera olika program eller fönster.

Användarroller

Om du någon gång använt dig av Microsoft Office 365 kanske du upplevt att det saknas en naturlig utgångspunkt för dig som användare, det finns ingen startmiljö dit du kan återvända under dagen för att få en överblick kring det som händer i företaget. Detta, så klart för att Office 365 inte är ett intranät och inte utformat på det sättet. Men, tack vare Spintr får du och dina kollegor en naturlig plattform där alla inom verksamheten kan dela med sig av inlägg, uttrycka sina åsikter och ställa sina frågor när de socialt engagerar sig i sitt arbete och i sina kollegor.

Som användare väljer du ert nya intranät först och främst för att främja det dagliga arbetet. För att du ska vilja nyttja en specifik produkt ska denna, givetvis, nå upp till en mängd olika kriterier. Till exempel bör det vara användarvänligt, socialt engagerande likväl som så billigt som möjligt att starta upp, komma igång med samt underhålla.

Är du företagets IT-chef kanske du tar ett steg tillbaks och funderar kring vad de olika användarna inom organisationen gör, och därmed försöker du hitta olika genvägar för att underlätta och förenkla möjligheterna för dem att kommunicera och samarbeta på de mest effektiva sätten.

Är du å andra sidan kommunikationschef i er organisation är du med största sannolikhet inblandad från början när det kommer till att välja och integrera ett nytt intranät i er verksamhet. Spintrs förhoppning är att du väljer att använda intranätet som en startpunkt för att informera och interagera med dina kollegor så tidigt som möjligt för att utbilda, kommunicera och visa på fördelarna med ert intranät och vad det kan göra för er verksamhet.

Många mjukvaror kan även upplevas komplexa, speciellt Office 365 med sina många produkter och applikationer, funktioner och versioner, att det helt enkelt kan vara svårt att få ett grepp om helheten och därmed optimera dessa för att få ut så mycket som möjligt av arbetsdagen. 

En annan utmaning kan vara att samla information på ett och samma ställe så att alla kan ta del av detta material och dela det med andra. Det blir lätt så att material publiceras och sparas på olika platser, och anställda läser olika versioner beroende på vart de hittat den senaste kopian. Detta är dock något som enkelt kan lösas. Spintr tillgodoser detta genom att du alltid sparar den senaste versionen av exempelvis ditt dokument via SharePoint eller OneDrive, och härifrån kan de som du väljer ska ha tillgång till detta arbeta vidare med dokumentet, och samtidigt vara säkra på att det är rätt version som de arbetar med.

Office 365 erbjuder en bred variation av produkter, men med så många val finns en risk att användaren blir överrumplad när hen behöver hantera komplexiteten av att ha så många applikationer och därmed överkonsumerar verktygen som egentligen skulle kunna användas på en mindre skala eller kanske inte alls.

Alla dessa val kan även fragmentera en organisations internkommunikationen vilket i sin tur kan leda till att olika avdelningar arbetar i sina egna små grupper utan att kunna ha koll på hur resten av organisationen mår eller utvecklas. På så sätt kan kollegor känna sig utanför, som att de inte har koll på det som förväntas av dem och som att de är osynliga på arbetsplatsen utan någon möjlighet att göra sin röst hörd. I det långa loppet kan det leda till att viktiga medarbetare försvinner till andra företag, där de känns sedda och högre värderade i vardagen.

Läs mer om Employer Branding.